Kebijakan Privasi WASPADA

1. Pendahuluan dan Pengelola

WASPADA (Wadah Sistem Pelaporan dan Aduan) merupakan layanan Universitas Pattimura untuk menyampaikan pengaduan, aspirasi, dan permintaan informasi serta memantau tindak lanjutnya. Pengelola layanan dan pihak yang bertanggung jawab atas pemrosesan data dalam WASPADA adalah Universitas Pattimura.

Kebijakan ini berlaku untuk situs waspada.unpatti.ac.id, aplikasi web progresif (PWA), dan aplikasi Android WASPADA yang mengakses layanan yang sama, termasuk aplikasi yang didistribusikan melalui Google Play Store.

2. Data yang Diproses

• Identitas dan akun: nama, alamat email, identitas akademik atau kepegawaian (seperti NIM, NIP, atau NIDN), unit kerja, dan peran pengguna yang tersedia melalui Single Sign-On (SSO) Universitas Pattimura. Token autentikasi dan sesi digunakan untuk memverifikasi akses; kata sandi SSO dimasukkan pada layanan SSO, bukan pada formulir laporan WASPADA.
• Kontak pelapor tamu: nama dan email untuk laporan non-anonim tanpa login, serta nomor telepon apabila Anda memilih mengisinya.
• Isi laporan: judul, uraian, kategori, jenis laporan, unit tujuan, tanggal kejadian, lokasi yang diketikkan, pilihan anonim/rahasia, kode tiket, tanggapan, dan riwayat penanganan.
• Lampiran: foto, gambar, atau dokumen yang Anda pilih untuk diunggah, serta bukti tindak lanjut yang ditambahkan petugas. Lampiran dapat mengandung data pribadi sesuai isinya.
• Data teknis dan aktivitas: alamat IP, informasi peramban/perangkat (user agent), sesi, waktu akses, dan catatan aktivitas tertentu untuk operasional serta audit sistem.
• Notifikasi: token Firebase Cloud Messaging (FCM) dan jenis perangkat yang dihubungkan dengan akun apabila notifikasi diizinkan, serta data pesan yang diperlukan untuk mengirim pemberitahuan.

Berikan hanya informasi yang relevan. Jangan menyertakan kata sandi, kode OTP, informasi keuangan, atau data pribadi pihak lain yang tidak diperlukan dalam uraian maupun lampiran.

3. Tujuan Penggunaan Data

• Menerima, memverifikasi, mengelompokkan, meneruskan, dan menyelesaikan laporan.
• Memverifikasi identitas dan mengatur akses sesuai peran serta kewenangan pengguna.
• Menyediakan pelacakan, riwayat, komunikasi tindak lanjut, dan pemberitahuan status laporan.
• Mendukung evaluasi layanan, statistik pelaporan, audit, pencegahan penyalahgunaan, dan penanganan gangguan.
• Menganalisis kemiripan judul dan uraian laporan melalui layanan pemrosesan bahasa (NLP), jika diaktifkan, untuk membantu petugas mengenali kemungkinan laporan duplikat. Hasil analisis merupakan alat bantu, bukan keputusan akhir otomatis atas laporan.

WASPADA tidak menjual data pribadi pengguna dan tidak menggunakan data laporan untuk iklan yang dipersonalisasi.

4. Laporan Anonim dan Rahasia

Anonim berarti identitas pelapor disamarkan pada tampilan laporan. Pilihan ini tidak berarti seluruh jejak teknis dihapus. Jika laporan dikirim saat login, laporan tetap dapat terhubung dengan akun untuk pengelolaan riwayat dan tindak lanjut. Data yang Anda tulis sendiri di dalam isi atau lampiran juga dapat mengungkap identitas.

Rahasia membatasi penayangan laporan kepada publik. Laporan tetap diproses oleh petugas yang berwenang. Laporan yang tidak ditandai rahasia dapat ditampilkan melalui halaman detail publik atau fitur pelacakan, termasuk uraian dan informasi penanganan yang ditampilkan pada halaman tersebut.

Sebelum mengirim, periksa pilihan anonim dan rahasia serta isi lampiran. Simpan kode tiket dengan aman dan jangan membagikan tautan laporan yang mengandung informasi sensitif kepada pihak yang tidak berkepentingan.

5. Akses dan Pembagian Data

Data dapat diakses atau diproses sebatas kebutuhan layanan oleh:

• Petugas Universitas Pattimura: administrator, unit penerima, dan pejabat yang berwenang menangani atau mengawasi laporan.
• Layanan SSO dan sistem referensi universitas: untuk autentikasi, pencocokan profil, dan referensi unit yang diperlukan.
• Google Firebase Cloud Messaging: untuk pengiriman notifikasi. Pemrosesan melibatkan token perangkat serta judul, isi, dan tautan pemberitahuan. Layanan Google dapat memproses data pada infrastruktur di luar Indonesia. Informasi lebih lanjut tersedia pada penjelasan privasi Firebase dan Kebijakan Privasi Google.
• Infrastruktur pendukung: server, penyimpanan, dan layanan NLP yang dikonfigurasi pengelola. Untuk pemeriksaan kemiripan, judul dan uraian laporan diteruskan ke layanan NLP tersebut.
• Pihak yang berwenang secara hukum: apabila pengungkapan diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum atau permintaan yang sah.

Penayangan informasi laporan non-rahasia kepada pengunjung mengikuti penjelasan pada bagian laporan anonim dan rahasia. Data tidak dibagikan untuk perdagangan data atau pemasaran pihak ketiga.

6. Izin Perangkat dan Penyimpanan Lokal

• Notifikasi: digunakan untuk pemberitahuan layanan setelah izin diberikan. Anda dapat menonaktifkannya melalui pengaturan aplikasi, Android, atau peramban.
• Foto dan dokumen: diproses ketika Anda memilih berkas melalui pemilih berkas perangkat untuk lampiran. WASPADA tidak memindai seluruh berkas perangkat.
• Lokasi: berasal dari keterangan yang Anda ketikkan pada laporan; WASPADA tidak meminta pelacakan lokasi GPS di latar belakang.
• Cookie dan sesi: digunakan untuk mempertahankan login dan perlindungan permintaan. Cache atau penyimpanan lokal peramban dapat digunakan untuk mendukung aplikasi web/PWA. Menghapusnya dapat mengakhiri sesi atau mengubah preferensi.

Menolak notifikasi tidak menghalangi pengiriman laporan. Menghapus aplikasi atau cache perangkat tidak otomatis menghapus akun maupun laporan yang tersimpan pada server.

7. Keamanan Data

Pengamanan layanan meliputi autentikasi SSO, pemeriksaan hak akses berdasarkan peran, validasi masukan dan unggahan, serta pencatatan aktivitas tertentu. Gunakan alamat layanan resmi dengan HTTPS untuk melindungi pengiriman data.

Tidak ada sistem yang dapat menjamin keamanan mutlak. Lindungi akun SSO, keluar dari perangkat bersama, dan hindari mengirim informasi sensitif melalui perangkat yang tidak tepercaya. Jika Anda menduga terjadi akses tidak sah atau kebocoran data, hubungi pengelola.

8. Penyimpanan dan Retensi Data

Data akun disimpan selama diperlukan untuk akses dan pengelolaan layanan. Laporan, tanggapan, serta lampirannya disimpan selama proses penanganan dan selama masih diperlukan untuk pertanggungjawaban, audit, penyelesaian sengketa, atau kewajiban kearsipan universitas.

Log teknis dan token notifikasi disimpan sesuai kebutuhan operasional dan keamanan. Token yang dinyatakan tidak valid oleh layanan pengiriman dapat dihapus dari sistem. Jika data tidak lagi diperlukan dan tidak ada kewajiban untuk menyimpannya, data dapat dihapus atau dianonimkan oleh pengelola.

Jangka penyimpanan dapat berbeda menurut jenis data dan kewajiban yang berlaku. Anda dapat meminta informasi mengenai masa simpan data Anda melalui kontak pengelola. Apabila salinan cadangan masih memuat data yang telah dihapus, penghapusannya mengikuti siklus pengelolaan cadangan dan kewajiban penyimpanan yang berlaku.

9. Hak Pengguna dan Permintaan Penghapusan Akun/Data

Anda dapat mengajukan permintaan akses, koreksi, informasi pemrosesan, penghapusan data pribadi, atau penghapusan akun lokal WASPADA kepada pengelola. Permintaan juga dapat diajukan tanpa login melalui langkah berikut:

1. Hubungi +62 811 4749111 atau sampaikan permohonan tertulis ke alamat pada bagian Hubungi Pengelola. Sebutkan bahwa permohonan berkaitan dengan penghapusan akun/data WASPADA.
2. Sampaikan email akun atau kode tiket terkait, jenis data yang dimohonkan untuk dihapus/diperbaiki, dan kontak untuk menerima tindak lanjut. Jangan mengirim kata sandi atau OTP.
3. Pengelola akan memverifikasi kepemilikan akun atau laporan secara proporsional, menilai kewajiban penyimpanan, dan menginformasikan tindak lanjut permintaan.

Penghapusan akun lokal mencakup profil WASPADA dan token notifikasi terkait yang tidak lagi diperlukan. Laporan dan data terkait akan dihapus atau dianonimkan sejauh tidak wajib dipertahankan. Jika sebagian data harus disimpan untuk proses laporan, audit, sengketa, atau kewajiban hukum/kearsipan, pengelola akan menjelaskan jenis data, alasan, dan masa penyimpanannya dalam tanggapan permintaan.

Akun SSO Universitas Pattimura merupakan akun terpisah: penghapusan akun lokal WASPADA tidak otomatis menghapus akun SSO atau data pada layanan universitas lainnya. Login kembali melalui SSO dapat membentuk profil lokal WASPADA kembali.

10. Privasi Anak

WASPADA ditujukan untuk layanan pelaporan di lingkungan Universitas Pattimura, bukan aplikasi yang secara khusus ditujukan kepada anak-anak. Jika Anda belum cakap memberikan persetujuan secara mandiri, libatkan orang tua atau wali sebelum mengirim data pribadi. Orang tua atau wali dapat menghubungi pengelola terkait data anak yang perlu ditinjau atau dihapus.

11. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan layanan dan praktik pemrosesan data. Versi terbaru dipublikasikan pada halaman ini dengan tanggal pembaruan. Perubahan yang memerlukan pemberitahuan atau persetujuan tambahan akan ditindaklanjuti melalui mekanisme yang sesuai; publikasi kebijakan bukan pengganti izin perangkat.

12. Hubungi Pengelola

Untuk pertanyaan privasi, keluhan, koreksi, atau permintaan penghapusan akun/data, hubungi pengelola layanan WASPADA: